Незаурядные ситуации с авансовыми отчетами

Прочитав статью, сможете принимать взвешенные решения, списывать ли расходы и как это сделать максимально безопасно.

Сотрудник потерял кассовый чек
У продавца можно получить дубликат чека, если подотчетник или бухгалтер потерял чек. Все чеки хранят 30 дней в фискальном накопителе, и продавец может найти и распечатать потерявшийся чек (п. 4 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Продавец также может получить копию чека у оператора фискальных данных. Чтобы запросить дубликат чека, оформите на имя директора организации-продавца заявление. Укажите дату и время покупки, сумму и наименование приобретенных товаров.

Восстанавливать утерянный чек продавец не обязан, это не предусмотрено законодательством. Таким образом, он может пойти навстречу покупателю и выдать копию чека, а может этого не делать.

Если продавец не согласится восстановить чек, безопаснее стоимость покупки не учитывать в налоговых расходах.

Избежать подобных проблем помогут электронные чеки. Сотруднику нужно дать кассиру адрес электронной почты, на который тот отправит чек. Правда, если позволяет функционал кассы.

Электронный чек имеет юридическую силу бумажного документа, поэтому его можно распечатать и использовать для подтверждения расходов (п. 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Работник в долгой командировке — можно сдавать промежуточные отчеты?
При длительных командировках, например на полгода и дольше, авансовые отчеты работник вправе представлять так часто, как решит руководство. Законодательство не запрещает так поступать.

Чтобы составлять промежуточные авансовые отчеты, включите такое правило в положение о командировках или в положение о расчетах с подотчетными сотрудниками.

Как прописать представление промежуточных отчетов:
«При длительных командировках — больше месяца — сотрудник обязан отчитываться в трехдневный срок по истечении месяца и передавать авансовый отчет с первичными документами, подтверждающими расходы».
Укажите способ, как работник должен передать документы, — по почте или отправить сканы документов в электронном виде. Предусмотрите, что руководитель может утверждать промежуточные авансовые отчеты до того, как сотрудник вернется из командировки. Когда работник приедет из длительной поездки, проведите окончательный расчет с оформлением авансового отчета и предоставлением оригиналов подтверждающих документов.

Командированному выдали только суточные
Если командированному сотруднику выдали только суточные, авансовый отчет лучше оформить.

Подтверждать расходы на суточные чеками или иными первичными документами не требуется (письмо Минфина от 22.03.2006 № 03-03-04/1/271). Но, чтобы избежать доначислений по налогу на прибыль, НДФЛ и страховым взносам, безопаснее составить авансовый отчет на суточные. В налоговом учете расходы на выплату суточных признают на дату, когда утвержден авансовый отчет (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК). Если документа нет, ИФНС может исключить суточные из расходов. Тогда доказывать, что авансовый отчет не нужен, придется в суде (постановление Четвертого ААС от 03.04.2014 № А78-4284/2013).

Авансовый отчет также нужен для расчета НДФЛ и взносов. Суточные в пределах нормативов не облагают налогом. Дата получения дохода в виде суточных сверх лимита — последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК). Если отчета нет, не понятно, как определить дату дохода, поэтому есть риск доначислений по НДФЛ и штрафа (ст. 123 НК).

Чек оформлен с нарушениями
Даже если к отчету приложен чек с нарушениями, руководитель вправе принять решение возместить расходы. Однако списывать затраты в налоговом учете в этом случае рискованно — могут возникнуть споры с проверяющими.

Чтобы подтвердить расходы по авансовому отчету, кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты. Если в чеке нет адреса, наименования товаров, сведений о покупателе, QR-кода или иного обязательного реквизита, такой чек составлен с нарушением требований законодательства. По мнению Минфина, этим документом нельзя подтвердить расходы (письма от 05.03.2021 № 03-03-07/15819, от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3298).

При этом в более раннем письме от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 Минфин разъяснял, что несущественные ошибки, которые не мешают идентифицировать покупателя, продавца, наименование, количество, цену товара и т. д., — не основание для отказа признать затраты. Например, по чеку, в котором нет QR‑кода, все равно можно определить дату, сумму, предмет расчета, наименование продавца. Поэтому формально такой чек подтверждает расходы.

Вместе с тем любые ошибки в обязательных реквизитах кассового чека могут привести к спорам с налоговиками. Если вы к этому готовы, можете принять расходы. Однако не исключено, что свою позицию придется отстаивать в суде. Чтобы избежать претензий, рекомендуем обратиться в свою ИФНС с официальным запросом о возможности учета расходов по такому чеку.

Есть только копии чеков
Если к авансовому отчету приложить копии кассовых чеков и других подтверждающих документов, то возместить расходы можно. Но учесть их при расчете налога не получится.

К авансовому отчету сотрудник должен приложить оригиналы первичных документов: проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов и т. д. Если оригинал утерян, расходы подтвердить нельзя (письма Минфина от 22.04.2019 № 03-11-11/28986, ФНС от 17.05.2016 № АС-4-15/8657).

Компания может сделать копии документов для сохранности или когда нужно передать оригинал в другое подразделение, например на склад. Копии следует заверить и приложить к ним оригиналы или указать, где оригинал находится.

Работник вернул весь подотчет
Авансовый отчет составляют, чтобы подтвердить расходы. Если сотрудник не израсходовал полученный подотчет, то расходов нет, поэтому авансовый отчет не требуется. Аналогичные правила действуют, если командировку отменили, но работник успел получить аванс. Если сотрудник вернул всю подотчетную сумму, составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1. В строке «Основание» напишите: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».

Штрафа за отсутствие авансового отчета в этом случае нет. Единственный риск состоит в том, что ИФНС может заподозрить под подотчетом выдачу беспроцентных займов, посчитать материальную выгоду и доначислить НДФЛ и штрафы.

Чтобы снизить риски, утвердите в положении о расчетах с подотчетными лицами порядок действий в подобных ситуациях.

что прописать на случай, если подотчет полностью возвращен
«Если сотрудник ничего не приобрел на полученные в подотчет средства, то должен в трехдневный срок вернуть всю неизрасходованную сумму в кассу и получить квитанцию к приходному кассовому ордеру. Авансовый отчет в этом случае сотрудник не составляет».
Купили товар у организации или ИП по договору
Компания купила у другой организации товары, работы, услуги по договору и оплатила наличкой через подотчетника. Чтобы подтвердить расход, сотрудник должен представить товарную накладную или акт, счет-фактуру, если продавец платит НДС, корешок доверенности на получение ТМЦ, кассовый чек.

Это следует из пунктов 1 и 2 статьи 1.2, пункта 6.1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ, статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Сделали покупку у самозанятого
Чтобы подтвердить расходы на покупку у самозанятого, нужны чек, а также акт о выполнении работ либо оказании услуг.

Чек. Самозанятые освобождены от ККТ, поэтому кассовые чеки они выдавать не обязаны (п. 2.2 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). Затраты на покупку товаров, работ, услуг у плательщика налога на профессиональный доход подтвердит чек, сформированный через приложение «Мой налог» (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, п. 2 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899).

Чек самозанятого должен содержать обязательные реквизиты, которые перечислены в части 6 статьи 14 Закона № 422-ФЗ.

Проверьте, чтобы в чеке было указано наименование, которое позволяет идентифицировать приобретаемые товары, работы, услуги. Обобщенное наименование «услуги» может вызвать претензии проверяющих, поэтому попросите конкретизировать наименование. Например, «услуги по переводу документов по договору №___ от__» или «написание статей для сайта alfa1.ru».

Кроме того, подотчетный сотрудник должен сообщить самозанятому продавцу ИНН своей организации или ИП, от имени которых подотчетник делает покупки. Этот ИНН самозанятый должен указать в чеке (п. 8 ч. 6 ст. 14 Закона № 422‑ФЗ).

Самозанятый может выдать чек на бумаге или направить его в электронной форме на номер мобильного телефона или адрес электронной почты (ч. 4 и 5 ст. 14 Закона № 422-ФЗ). Для организации будет удобнее получить электронный чек, так как он не потеряется и не утратит читаемость реквизитов. Если заключаете письменный договор с самозанятым, пропишите, что чек направляется в электронной форме, и реквизиты электронной почты или мобильного телефона.

Акт. ФНС в пункте 2 письма № СД-4-3/2899 разъясняла, что для подтверждения расходов достаточно чека. Однако позже ФНС на своем сайте опубликовала информационное сообщение, в котором сказано, что кроме чека необходим акт. Он подтверждает факт выполнения работ, оказания услуг, а также отражает период или дату их оказания (информация ФНС от 26.08.2021). Чтобы избежать споров с проверяющими, безопаснее подписать акт.

Перерасход перечислили на зарплатную карту, а подотчет выдали наличными
Сумму перерасхода по авансовому отчету можно перечислить на зарплатную или иную личную карту работника. Для этого в локальном акте организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, укажите, что «расчеты по подотчетным суммам проводятся как через кассу, так и с использованием зарплатных или иных карт сотрудников».

В этом случае в авансовом отчете надо указать номер и дату платежного поручения. Однако унифицированный бланк предусматривает выдачу перерасхода лишь по кассовому ордеру. Но компания вправе самостоятельно разработать форму авансового отчета и предусмотреть в ней иные формы расчетов с подотчетными лицами, а не только наличными. Например, можно дополнить форму строкой «Перерасход выплачен платежным поручением от ___ №___».

Заполнили отчет на компьютере и вручную — так можно?
Авансовый отчет можно заполнять на бумаге или в электронном виде. Допустимо заполнить и комбинированным способом: часть разделов — с помощью компьютера, а другую часть — вручную. Требования заполнять бланк первичного документа либо полностью от руки, либо полностью на компьютере в правилах бухучета нет. Сотрудники могут формировать основные данные авансового отчета на компьютере, а на бумаге достаточно его подписать. Главное, чтобы документ содержал все обязательные реквизиты. Такой вывод следует из Закона № 402-ФЗ.

Электронные авансовые отчеты можно также хранить в электронном виде. Но в этом случае авансовый отчет сотрудник должен подписать электронной цифровой подписью (письмо Минфина от 12.04.2013 № 03-03-07/12250). Если у сотрудника нет электронной подписи, авансовый отчет обязательно распечатывайте на бумаге.

Купили товар в розницу — кассовый чек есть, а товарного чека и накладной нет
При покупке товаров для организации в розничном магазине сотруднику в дополнение к кассовому чеку нужно просить у продавца товарный чек или накладную.

Кассовый чек, который содержит все обязательные реквизиты, позволяет идентифицировать покупку. Поэтому чек может подтвердить расходы. Такой вывод следует из письма Минфина от 18.11.2019 № 03-03-07/88709. Ведомство разъяснило, что компания вправе подтвердить расходы только онлайн-чеком, если в нем есть данные о продавце и покупателе и другие обязательные реквизиты. Такой документ содержит все необходимые сведения. В устных разъяснениях некоторые инспекторы согласны с этим подходом.

Однако часто инспекторы продолжают требовать вместе с чеком первичку, аргументируя это тем, что чек не относится к первичным документам по Закону № 402-ФЗ. Поэтому, чтобы избежать споров с проверяющими, рекомендуем просить у продавца дополнительно товарный чек, накладную.