Как спасти первичку

Как спасти первичку
Собственноручное спасение: испорченных, измятых, залитых кофе и даже зараженных плесенью документов.
Группа Компаний Финансовый Эксперт
г. Смоленск, улица Попова, дом 17, офис 209
+7 (900) 228 57 99
02.06.2024

После реставрации документы, в которых сохранены даты, номера, подписи и оттиски печати, обладают тем же комплексом свойств, что исходная версия, в этом нас заверил Росархив (письмо от 04.08.2023 № р/В-277). Поэтому, восстанавливая документы, важно не повредить их содержание — только так они не потеряют своей юридической силы. Мы выяснили в ведомстве, как правильно спасать первичку и счета-фактуры, чтобы они остались действительными и устроили налоговиков. Метод реставрации зависит от причины.

Намокшие документы
Бухгалтерская документация может пострадать от затоплений, к примеру, в результате протекания кровли, прорыва труб. Лишь некоторые судьи признают это форс-мажором (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 20.09.2016 № А24-193/2014). Поэтому ссылка на то, что архив был поврежден и в связи с этим вы не смогли представить документы, вряд ли спасет вас от штрафов налоговой.

Спасение документов начинайте не позднее 48 часов после намокания — так больше шансов, что их удастся восстановить.

Что предпринять. Влажные документы следует высушить, установив в помещении вентиляторы, но на расстоянии не ближе 2 метров от дел. Надо обеспечить свободную циркуляцию воздуха, а также контролировать влажность: для документов на бумаге она не должна превышать 50–55 процентов, а для CD-дисков — от 20 до 50 процентов.

Помещение проветривайте, но не открывайте окна на весь день. Специалисты Росархива отметили, что проветривание должно быть кратковременным — максимум 10 минут. А если на улице дождь, проветривать не нужно, поскольку влажность воздуха на улице выше, чем в архиве.

Отсортируйте дела с документами. Те, что промокли меньше, поставьте вертикально на горизонтальную поверхность мебели — стеллажей, столов или стульев. Раскройте страницы веером вдали от нагревательных приборов. Ни в коем случае не используйте фен или утюг.

Влажные документы можно развесить на натянутых в других кабинетах веревках. В этом случае контролируйте, чтобы к бумагам не было доступа посторонних лиц. Это исключит кражу персональных данных и коммерческой тайны.

Промокшие насквозь документы, с которых капает вода, постарайтесь не открывать, поскольку листы настолько хрупкие, что могут легко оторваться. Сначала с поверхности удалите избыток воды салфетками, а затем в вакуумном пакете разместите в холодильной камере на сутки при температуре минус 18 градусов. Постепенно повышайте температуру до плюс 4 или на сутки переложите документы на нижнюю полку холодильника типа «ноу-фрост» при той же температуре для сушки. Важно довести влажность бумаги до 7 процентов, а после высушить. Процесс хоть и эффективный, но длительный — займет около 6 дней. Зато он позволяет бумаге быстро сохнуть, не склеиваться, а также уничтожает вредителей и бактерии.

При просушке фотографий требуется особая осторожность. Их сушат лицевой стороной вверх, разложив на промокательной бумаге в прохладном сухом помещении с хорошей вентиляцией.

Плесень
Протечки труб в архиве являются первопричиной высокой влажности и приводят к плесени.

Споры плесневых грибков прорастают сквозь волокна бумаги и разлагают целлюлозу и клей, вызывая слипание и распад листов. Заражению чаще подвергаются проклеенные места, к примеру, корешки дел. Скорость заражения зависит от влажности, подвержены риску помещения с влажностью свыше 65–68 процентов.

Чем выше влажность в архиве, тем быстрее образуется плесень. Так, при влажности 70–75 процентов — период 120–150 дней, а при влажности свыше 80 процентов плесень может образоваться в срок от 8 до 30 дней, уничтожив до половины документа. Это может негативно отразиться на вашем здоровье и коллег — плесень является возбудителем многих заболеваний.

Что предпринять. Все пораженные плесенью документы нужно изолировать, завернув в бумагу, и вынести из архива, чтобы предотвратить заражение остальных дел.

Очистку начинайте с мер предосторожности. Выделите отдельное помещение с возможностью проветривания, наденьте защитную маску, перчатки и халат.

Затем проводите обеспыливание каждого документа по отдельности. Возьмите ватные тампоны или светлую ткань из хлопка и движениями от себя протирайте листы один за другим. При этом не нажимайте на поверхность слишком сильно — так, чтобы не размазать плесневые налеты по бумаге.

Если при первой очистке не удалось устранить налет плесени, повторите процедуру еще раз по уже протертому участку. При этом, если плесневение распространяется быстро, потребуется дезинфекция (п. 4.3.2.1 Методических рекомендаций по обеспечению сохранности архивных документов при ЧС, см. на archives.gov.ru, 13.04.2022).

Взамен дезинфекции можно заморозить документы, а затем просушить в помещении с вентиляцией и температурой в пределах 23–30 градусов Цельсия. В последующем ранее зараженные плесенью документы храните вместе с другими делами, но в благоприятных условиях, исключающих появление плесени.

Пресловутый скотч
Счета-фактуры, накладные и акты передают из рук в руки, поэтому, пока они дойдут до бухгалтерии, на них могут оказаться не только пятна, но и скотч. Если вы хоть раз сталкивались с ситуацией, то наверняка знаете — резко срывать скотч с бумаги нельзя. Иначе его клейкая основа тут же повредит поверхность документа вместе с данными, в результате чего счет-фактура будет испорчен.

Что предпринять. Прежде всего оцените ценность конкретного экземпляра документа. В Росархиве настаивают, что удалять с бумаги скотч собственными силами не стоит, его можно удалить только химическим способом в специальных лабораториях. Но, разумеется, за такую услугу придется платить.

В некоторых ситуациях вы можете воспользоваться народными методами. Но их можно использовать только в том случае, если у вас есть возможность получить дубликат бумаги, если попытка не сработает. УНП, кстати, протестировала один из них. Эксперимент прошел успешно. Так, если взять за концы скотча и сильно тянуть, клейкая лента начнет растягиваться и сужаться. В этот момент может показаться, что это не лучшая идея и документ скоро порвется, но не делайте поспешных выводов. При растяжении клейкая лента будет немного деформироваться, а когда полоска ленты станет тонкой, скотч с легкостью отклеится от бумаги, ее поверхность останется невредимой. Но предупреждаем, если потянуть только за один край, документ может порваться. А при отсутствии краев способ вообще не подходит.

Есть еще вариант. Можно взять хлопчатобумажную ткань и положить ее на бумагу с приклеенной клейкой лентой. Ткань мочить не нужно. Нагрейте утюг и проглаживайте им ткань в течение 15 секунд. Этого должно хватить, чтобы лента нагрелась, а клеевой слой размягчился. После этого снять с поверхности скотч будет просто, но клейкая основа может остаться. Еще раз разогрейте документ, в этот раз феном, и соскоблите остатки клея.

Следы и разводы от кофе
День, начатый с кофе, безусловно, приятен. Но, если оставить кружку на рабочем столе, содержимое можно запросто пролить на документы.

Вывести следы кофе с документов можно, но делать это нужно оперативно — пигмент быстро впитывается в волокна бумаги. Потом удалить пятна будет сложнее.

Что предпринять. Чтобы реабилитировать документы, эксперты советуют использовать раствор нашатырного спирта, отбеливатель с водой в соотношении 1:3 либо перекись водорода. Но предварительно наденьте маску и перчатки.

Перекисью водорода можно максимально осветлить кофейные пятна, сделав их незаметными. Но опускать лист в смесь не нужно: наносите раствор ватной палочкой или спонжем. После обработки дайте бумаге высохнуть естественным путем.

Если кофе был с молоком, очистка займет время. Чтобы устранить жирные разводы, потребуется белая сухая глина без ароматизаторов и красителей, ее используют в медицинских и косметических целях. Из белой глины и воды в соотношении 1:1 приготовьте густую массу и нанесите на пятно. Когда смесь высохнет, просто удалите ее сухой губкой или салфеткой.

Помните, удаление кофейных пятен уксусными и хлористыми растворами подходит только для напечатанного текста. Если на листе есть печати или отметки чернилами, метод не используйте, так как химические компоненты уничтожат и чернила, и документ.

Копоть и гарь
Даже если компания пострадала в результате пожара, это не освобождает ее от обязанности хранить документы. Их надо восстановить.

Что предпринять. Действия зависят от того, какой мощности произошло возгорание и что осталось после его ликвидации. Если часть бумаг полностью уничтожена, составьте акт об неисправимых повреждениях, а затем направьте контрагентам запрос о выдаче копий (см. статью «Восстановление документов. Алгоритм и образцы для бухгалтера»). Те дела, что покрылись гарью и копотью, можно постараться спасти. Росархив не дал четких разъяснений на этот счет, поэтому можно попытать удачу и обратиться к народным методам.

Назад

Яндекс.Метрика